Ирина мамина приглашает...
 
Контакты
Страница Ирины Маминой на facebook
 

Как составить исправленный счет-фактуру и какие документы при этом надо скорректировать

План семинара:

1. Как выписать исправленный счет-фактуру.
2. Надо ли вносить изменения в книгу продаж.
3. Как скорректировать базу по НДС.
 
 
Хорошо, если вы обнаружили ошибку в счете-фактуре до того, как передали документ покупателю. Но вовремя заметить неверные сведения получается далеко не всегда. Часто о том, что в документе ошибки, сообщает уже контрагент.
       В любом случае вносить изменения в исходный документ нельзя. Об этом сказано в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Чтобы изменить  счет-фактуру, нужно выставить исправленный или корректировочный документ. Для начала расскажу, в чем разница.
Корректировочный счет-фактуру вы должны выписать, когда изменилась стоимость товаров. То есть уже после выставления счета-фактуры  компании договорились уменьшить или увеличить цену товара или необходимо уточнить его  количество. Во всех остальных случаях, чтобы устранить ошибку понадобится составить исправленный экземпляр. К примеру, в первоначальном счете был приведен неверный адрес, ИНН, наименование продавца или покупателя, неверная ставка НДС. Или из-за технической или арифметической ошибки в счет-фактуру попали не та цена товара (правильный ответ на вопрос № 1 теста – в. – Примеч. ред.). Об этом постоянно напоминают контролирующие ведомства. Примеры тому – письма Минфина России от 13 апреля 2012 г. № 03-07-09/34 и ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143.
Другое дело, что исправлять нужно только существенные ошибки. То есть те, из-за которых нельзя точно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку или сумму налога. При таких ошибках в счетах-фактурах налоговики вправе отказать покупателю в вычете. А вот незначительные погрешности устранять нужды нет. Основание – пункт 2 статьи 169 НК РФ. Так, это могут быть ошибки в нумерации, о чем напоминают представители финансового ведомства в письме от 14 мая 2012 г. № 03-07-09/50. Или же мелкие опечатки в наименовании компании, когда, к примеру, вместо заглавных букв стоят строчные или есть лишние символы (запятые, тире). А также если поставщик указал неточный индекс. Об этом – письма Минфина России от 2 мая 2012 г. № 03-07-11/130 и от 7 июня 2010 г. № 03-07-09/36. Помимо прочего, не нужно исправлять недочеты в коде или условном обозначении единицы измерения счета-фактуры. Это подтверждают и налоговики в письме от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915@.
Аналогичный тезис установлен в п.7 р.II «Правила заполнения  корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС» Постановления Правительства №1137 «В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются».
На семинаре мы поговорим именно об исправленных счетах-фактурах. Я расскажу, как их правильно оформить и внести исправления в книгу продаж. А также разберемся, как скорректировать базу по НДС.
 
Как выписать исправленный счет-фактуру
Чтобы исправить ошибку и составить новый, верный экземпляр, нужно руководствоваться пунктом 7 Правил заполнения счетов-фактур (утв. Постановлением № 1137). Составьте исправленный счет-фактуру с верными данными в двух экземплярах – для продавца и покупателя. Отмечу, что выписать его можно не только к отгрузочному, но и к авансовому, корректировочному или единому корректировочному счету-фактуре. Таким образом, и у покупателя, и у продавца будет сразу два документа – составленный с ошибкой и без нее.
Так вот, номер и дату в строке 1 нового документа перепишите из первоначального. То же самое сделайте со всеми верными данными по другим строкам, а вместо ошибочных – укажите правильные. По строке 1а отразите порядковый номер и дату исправления.
А если ошибку нужно исправить в корректировочном счете-фактуре? Здесь действия будут аналогичными: верные данные перенесите из исходного документа, неверные замените правильными. А в строке 1а укажите порядковый номер и дату исправления. При этом в новом экземпляре в строках 1 и 1б нужно записать те же показатели, что и в первичном корректировочном. Это предусмотрено пунктом 6 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур. Они утверждены все тем же Постановлением № 1137.
Исправленный экземпляр подписывают руководитель и главный бухгалтер организации или другие сотрудники, которые имеют на это право. А если продавцом выступает предприниматель, то не забудьте указать реквизиты его свидетельства о государственной регистрации.
 
ВОПРОС УЧАСТНИКА  – У нас такая ситуация. Мы должны были отгрузить покупателю 5000 бутылок минеральной воды. А при приемке выяснилось, что отгрузили больше, чем нужно, – 5100. Поэтому мы заключили с контрагентом дополнительное соглашение и составили корректировочный счет-фактуру. Но через месяц выяснилось, что и в первичном документе, и в корректировочном указан неверный адрес покупателя. Как исправить такую ошибку?
– Нужно выставить покупателю исправленные экземпляры как первичного, так и корректировочного счетов-фактур с верным адресом покупателя. В новом корректировочном документе, конечно, нужно указать уже измененное количество товара – 5100 бутылок. А вот в исправленном счете-фактуре на отгрузку – первоначальное количество – 5000 бутылок. Именно такой порядок предусмотрен пунктом 7 Правил заполнения счетов-фактур.
 
Надо ли вносить изменения в книгу продаж
Исправлять книгу продаж нужно, только если внесенные в счет-фактуру изменения затрагивают  показатели, отражаемые в книге продаж. Например, когда бухгалтер исправил ИНН или наименование покупателя, цену, количество товара или налоговую ставку. Если же, допустим, он устранил ошибку в адресе, то это никак не повлияет на данные книги продаж. Такого показателя, как адрес покупателя, в ней просто нет. Поэтому книгу корректировать не нужно. Достаточно отразить исправленный экземпляр в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Однако чаще все же бывает иначе: бухгалтер исправил ошибку в счете-фактуре и ему нужно скорректировать книгу продаж. Тогда следует действовать в зависимости от даты выявления ошибки и составления исправительного счета-фактуры.
ОШИБКА ТЕКУЩЕГО КВАРТАЛА       Если вы нашли и устранили ошибку в счете-фактуре, который выставили в текущем квартале, то нужно исправить книгу продаж за этот период. То есть аннулировать запись об ошибочном экземпляре. Для этого в книге продаж отразите стоимостные показатели первичного счета-фактуры со знаком «минус». А затем зарегистрируйте исправленный экземпляр с положительными значениями. Это следует из пункта 11 Правил ведения книги продаж.
ОШИБКА ПРОШЛОГО КВАРТАЛА      Порядок корректировки книги продаж будет иной, если вы исправили счет-фактуру прошлого квартала. Тут без дополнительного листа не обойтись. Составьте его к тому кварталу, в котором был зарегистрирован ошибочный счет-фактура. Об этом сказано в пункте 3 Правил ведения книги продаж. *
* Правильный ответ на вопрос № 2 теста – б.
Дополнительный лист нужно составить по форме, установленной Постановлением № 1137. В нем аннулируйте счет-фактуру с ошибкой и впишите исправленный. При этом алгоритм действий будет такой. Для начала в строку "Итого" перенесите результат по графам 4 – 9 книги продаж за квартал, в который вносите коррективы. Если книгу за данный налоговый период вы уже правили, то итоговые показатели возьмите из предыдущего дополнительного листа. Затем в следующих двух строках запишите показатели ошибочного счета-фактуры, который нужно аннулировать, и исправленного экземпляра. Причем стоимостные показатели счета-фактуры с ошибкой укажите со знаком «минус». Наконец, в строке "Всего" следует вписать итоги по графам 4 – 9. Для этого из показателей строки "Итого" вычтите показатели ошибочного счета-фактуры. И к полученному результату прибавьте показатели исправленного. А данные из строки "Всего" вы используете, чтобы скорректировать декларацию по НДС.
 
ПРИМЕР      Как бухгалтеру внести исправленный счет-фактуру в книгу продаж
ООО "Стандарт" отгрузило контрагенту товары на сумму 47 200 руб. (в том числе НДС – 7200 руб.). Бухгалтер выставил счет-фактуру от 11 сентября 2013 г. № 123. А в октябре заметил в документе ошибку. Неверно была указана стоимость товара, в счете-фактуре значилось 59 000 руб. (в том числе НДС – 9000 руб.).
24 октября бухгалтер выставил исправленный счет-фактуру. В этот же день он составил дополнительный лист книги продаж за III квартал. И вписал туда показатели аннулируемого счета-фактуры с отрицательным значением, а данные исправленного документа со знаком "плюс" (см. образец доп. листа книги продаж на стр. Х. – Примеч. ред.).
 
ВОПРОС УЧАСТНИКА  – А что если нужно исправить счет-фактуру, к которому был составлен корректировочный документ? Как быть с книгой продаж?
– Во-первых, вы составите исправленный счет-фактуру к первичному документу. И скорректируете книгу продаж в зависимости от периода, в котором выставили первичный счет. А, во-вторых, проверьте, нужно ли исправлять корректировочный счет-фактуру.  Это зависит от того, в каком реквизите была допущена ошибка и попал ли он в корректировочный счет – фактуру. Если нет, то аннулировать запись по нему в книге продаж или ее дополнительном листе не нужно. Это следует из пункта 12 Правил ведения книги продаж. В том же случае, когда исправления вы внесете и в корректировочный счет-фактуру, запись по нему нужно аннулировать и зарегистрировать верный экземпляр в общем порядке.
 
Как скорректировать базу по НДС
После корректировки книги продаж может оказаться, что налог за прошлый квартал компания заплатила меньше, чем должна была. Тогда обязательно нужно подать уточненную декларацию. Об этом сказано в пункте 1 статьи 81 НК РФ. Кстати, если до подачи уточненки вы заплатите в бюджет налог и пени, то компанию не оштрафуют. Основание – пункт 4 все той же статьи 81 НК РФ.
 
Вместо зачеркнутого
 А если налог, наоборот, переплатили? Тогда исправлять ошибку или нет - решать Вам. Такое право предусмотрено в абзаце 2 пункта 1 статьи 81 НК РФ.
Как это сделать?
Финансисты в этом случае ссылаются на абз 3 п.1 ст 54 НК РФ, предлагая налогоплательщикам при переплате налога перерасчет в текущем периоде без подачи уточненки. Об этом Письмо от 26/08/11 г №03-03-06/1/526.
Однако имеются налоговые риски при использовании предложенного порядка,  т.к. не учитывается специфика НДС. Фактический порядок пересчета НДС установлен Постановлением Правительства №1137- посредством закрепления правил работы  с исправленными счетами –фактурами в  книге продаж конкретного налогового периода. Налоговая декларация по НДС формируется налогоплательщиком не произвольно, а с включением в нее итоговых данных из книги продаж за квартал. Следовательно, и в случае переплаты компании следует сдавать уточненную налоговую декларацию за период, в котором ошибка была допущена. В качестве подтверждения такого подхода посмотрите Письмо МФ РФ от 02.09.2011г №03-03-06/1/539,   в котором по вопросу уточнения НДС  в отличие от налога на прибыль не предлагается применять ст.54 п 1 НК РФ, а рекомендуется применять действующий порядок регистрации исправленных счетов-фактур по Постановлению Правительства и сдавать уточненную декларацию за тот налоговый период, в котором были изменены показатели книги продаж.

Журнал "Семинар для бухгалтера" № 11, ноябрь 2013 г.