Ирина мамина приглашает...
 
Контакты
Страница Ирины Маминой на facebook
 

Как хранить и уничтожать документы, а так же что делать, если они пропали

У всех без исключения организаций в процессе работы копятся документы - первичка, регистры бухучета, отчетность. Их компании должны хранить определенное время и специальным образом.
Я расскажу, как правильно хранить документы, что делать, если они пропали и как их уничтожать. Сосредоточимся на том, какие бланки нужно оформить в таких ситуациях.
 
Положение об архиве
Первые вопросы, которые возникают у каждого бухгалтера: где и как хранить первичку и другие документы? Здесь все и просто, и сложно одновременно.
Чтобы хранить бухгалтерские документы, нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.Подробные рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. К счастью, соблюдать все требования этого нормативного акта не обязательно.
Чтобы создать нужные условия для хранения бухгалтерских документов в компании, организуйте архив. В зависимости от объема документов это может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и отдел в составе службы делопроизводства.
Правила хранения советую четко прописать в каком-либо внутреннем регламенте компании. Например, это может быть Положение об архиве (см. образец на стр. ХХ. – Примеч. ред.).
Выделю несколько важных моментов. Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и прошивайте.
Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах (правильный ответ на вопрос № 1 теста – а. – Примеч.ред). Что касается остальных документов, то ихдержите в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью людей, уполномоченных главным бухгалтером.
Счета-фактуры регистрируйте в журнале учета в хронологическом порядке. А сами журналы храните не менее четырех летс даты последней записи в них.
 
###ОБРАЗЕЦ 1###
 

Общество с ограниченной ответственностью«Звезда»
 
УТВЕРЖДАЮ
 
Генеральный
директор
 
МаркинП.А. Маркин
 
10 апреля 2013 г.
 
 
ПОЛОЖЕНИЕоб архиве
 
 
г. Москва                                                                                                             10.04.2013
 
1.1. В ООО «Звезда» (далее – организация) для хранения законченных делопроизводством документов создается архив.
1.2. Организация выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения
сохранности документов, а также соответствующее оборудование.
1.3. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом руководителя организации.
<…>
2.1. В архив передаются законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в
деятельности организации и ее структурных подразделениях:
– дела постоянного хранения;
– дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
– дела временного (менее 10 лет) срока хранения;
– документы по личному составу;
– документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
– справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.).
 
3.1. Основными задачами архива являются:
– комплектование архива документами;
– обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
– контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве,отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.
 <…>
4.1. Архив имеет право:
– контролировать соблюдение в организации и в ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами, обеспечение их сохранности, качества отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
– вносить на рассмотрение руководства организации предложения, направленные на улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;
– представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым
оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т. п.;
<…>
5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций.

Бумаги при пропаже первички и иных документов
Теперь предположим, что документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны. В таком случае обязательно предпримите действия по расследованию причин и восстановлению пропажи.
Первым делом сотрудник, обнаруживший утерю, должен написать служебную записку (см. образец на стр. ХХ. – Примеч. ред.).
 
###ОБРАЗЕЦ 2###

 Генеральному директору
ООО «Звезда»
П.А. Маркину
от главного бухгалтера
М.ВПавловой
 
 
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 
Отдел бухгалтерии сообщает, что 12 апреля 2013 года бухгалтер Е.Н. Поляковаобнаружила пропажу следующих документов:
– акт выполненных работ от 5 мая 2012 г. № 25;
– акт выполненных работ от 10 июня 2012 г. № 30.
 
Прошу принять необходимые меры.
 
 
Главный бухгалтер                                Павлова                                                 М.В. Павлова
12.04.2013

На основании служебной записки оформите приказ за подписью руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи*. Приведу примерный образец такого документа (см. на стр. ХХ. – Примеч. ред.).
* Правильный ответ на вопрос № 2 теста – б.
 
###ОБРАЗЕЦ 3###

 Общество с ограниченной ответственностью «Звезда»
 
ПРИКАЗ № 23
 
г. Москва                                                                                  12 апреля 2013 г.
 
ПРИКАЗЫВАЮ:
 
         1. Провести в срок до 19 апреля 2013 года служебное расследование по факту пропажи документов (акты выполненных работ от 5 мая 2012 г. № 25 и от 10 июня 2012 г. № 30).
         2. Назначить для проведения расследования комиссию в составе:
         – руководитель комиссии: главный бухгалтер М.В. Павлова;
         – члены комиссии: бухгалтер Е.Н. Полякова; специалист отдела безопасности А.В. Никифоров.
         3. Результаты работы комиссии оформить актом.
         4. Если пропавшие документы не будут найдены, предпринять действия по их
восстановлению.
  
Генеральный директор                    Маркин                                          П.А. Маркин
 
С приказом ознакомлены:
 
12.04.2013                                               Павлова                                                   М.В. Павлова
 
12.04.2013                                         Полякова                                                     Е.Н. Полякова
12.04.2013         Никифоров                                                 А.В. Никифоров

А в конце, результаты работы комиссии оформите актом (см. образец на стр. ХХ. – Примеч. ред.).
 
###ОБРАЗЕЦ 4###

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда»
 
 
УТВЕРЖДАЮ
 
Генеральный директор
 
ООО «Звезда»
 
МаркинП.А. Маркин 
19.04.2013
 
 
АКТпо расследованию пропажи документов
 
 
г. Москва                                                                               19 апреля 2013 г.
 
 
        Комиссия в составе:
        Председатель комиссии: М.В. Павлова – главный бухгалтер
        Члены комиссии: Е.Н. Полякова – бухгалтер; А.В. Никифоров - специалист отдела безопасности
 
        установила следующее.
 
        Документы (акты выполненных работ от 5 мая 2012 г. № 25, от 10 июня 2012 г. № 30)были потеряны при переезде организации из одного офиса в другой. Найти их не
представляется возможным.
 
        По результатам работы комиссии контрагентам по договорам оказания услуг (ООО
«Юпитер» и ЗАО «СтройСервис») будут направлены запросы с просьбой оформить дубликаты утерянных документов.
 
 
Председатель комиссии:
Главный бухгалтер                       Павлова                                                         М.В. Павлова
 
Член комиссии:
Бухгалтер                                          Полякова                                                      Е.Н. Полякова
Специалист отдела безопасности                   Никифоров                             А.В. Никифоров
 

Как быть, если в период работы комиссии налоговики потребуют документы, которые были утеряны? Выход из столь щекотливой ситуации есть. Просто попросите инспекторов увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). Приказ о создании комиссии и акт по расследованию пропажи документовбудет документальным обоснованием. А вы тем временем запросите у контрагентов дубликаты бумаг.
Но не исключено, что и деловые партнеры не смогут предоставить вам документы. Например, этаорганизация уже не существует, а значит просить документы не у кого. В таком случае вы, к сожалению, не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Что навернякаприведет к налоговым доначислениям.
 
Акт уничтожения документов
Согласно Ст.29 ФЗ №402-ФЗ от 06.12.2011 года «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы хранятся не менее 5 лет после отчетного года.
Кроме этого, дополнительные правила, касающиеся сроков хранения документов, установлены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 г №558. Например, годовая бухгалтерская(финансовая) отчетность, бюджетная отчетность, передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, документы по инвентаризации хранятся постоянно.
 В соответствии с пп.4 п.1 Ст. 23 НК РФ срок хранения документов -4 года.
Арбитражная практика также регулирует отдельные вопросы, связанные со сроками хранения документов. Так, Постановлением ВАС РФ от 24.07.12 г .№3546/12 установлено, что при использовании налогоплательщиком льготы по налогу на прибыль на сумму убытка прошлых лет, он обязан хранить все документы, подтверждающие объем понесенного убытка, даже если 5- летний срок хранения истек. В отсутствие первичных учетных документов, подтверждающих размер понесенного убытка и период его возникновения, налоговые регистры и налоговые декларации не могут быть признаны достаточными доказательствами для применения права на льготу по налогу на прибыль.
Однако рано или поздно документы придется уничтожить.
Это не касается только техдокументов, которые хранятся бессрочно. Давайте разберемся, как оформить уничтожениепо всем правилам.
Для этого следует составить акт, который утвердит руководитель организации (см. образец на стр. ХХ. – Примеч. ред.). При этом, в акте на учничтожение необязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В этих Правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. В нейдостаточносделать единую запись по группе однородных документов. Какие бумаги считать однородными, компания вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым названием.
 
###ОБРАЗЕЦ 5###
 
Общество с ограниченной ответственностью «Звезда»
 
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор ООО «Звезда»
Маркин          П.А. Маркин 

 
г. Москва                                                                                                            16апреля 2013 г.
 
АКТ № 15-У
об уничтожении документов ООО «Звезда»,
срок хранения по которым истек
 
В ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов ООО «Звезда», состоявшейся 16 апреля 2013 года, экспертная комиссия в составе председателя комиссии, заместителя генерального директора П.Г. Федичкина, и членов комиссии: главного бухгалтера М.В. Павловой, секретаря С.Л. Малышевой выявила ряд документов, обязательный срок хранения которых истек 31 декабря 2011 года. Согласно нормам пункта 2.3.2 основных правил работыархивов организаций, выделены следующие документы для уничтожения:
Книга покупок и книга продаж, 2006 год, срок хранения до 31 декабря 2010 года (п. 15, п.
27 постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Об утверждении Правил
ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг
продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость») – 2 папки.
Путевые листы, 2006 год, срок хранения до 31 декабря 2011 года (ст. 18 приказа
Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных
реквизитов и порядка заполнения путевых листов») – 1 папка.
Копии выданных бланков строгой отчетности, 2006 год, срок хранения до 31 декабря
2011 года (п. 19 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359) – 3 папки.
Всего документов к уничтожению за 2006 год – 6 папок.
Метод уничтожения: измельчение с помощью шредера.
Ответственный работник: секретарь С.Л. Малышева.
 
Председатель экспертной комиссии:
Заместитель генерального
директора      Федичкин      П.Г. Федичкин
 
Члены экспертной комиссии:
Главный бухгалтер                                            Павлова                          М.В. Павлова
Секретарь                                                       Малышева    С.Л. Малышева
 
Поэтому если вы решили однородные документы отражать в акте единой записью, то достаточно указать, скажем, счета-фактуры. А затем следует написать в графе 3 «Крайние даты» наиболее раннюю и позднюю даты включенных в акт документов.Например: «С 1 января по 31 декабря 2005 года».
Папки с документами, подлежащие уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию) в специализированную компанию. Оформите передачу накладной или актом. В документеукажите дату передачи, количество документов и их вес. Погрузку и вывоз на утилизацию обязательно должен контролировать сотрудник, обеспечивающий сохранность документов в организации.
Но на практике компании подходят к уничтожению документов проще. Используют уничтожитель бумаг, сжигают их или просто выбрасывают. Но тут будьте внимательны, несанкционированное сжигание – это нарушение экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. К тому же деловые бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.
 
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ      –  Что будет, если не соблюдать порядок хранения документов?
– Весьма вероятно, что инспекторы оштрафуют компанию. Так, если бухгалтерские документыотсутствуют, это считается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. За него статьей 120 НК РФ предусмотрена налоговая ответственность в размере до 30 тысяч рублей.
Статьей 126 НК РФ установлена ответственность за непредоставление документов в налоговый орган в размере 200 рублей за каждый непредоставленный документ.
Кроме того, суд по заявлению проверяющих может наложить на должностных лиц компании штраф за нарушение порядка и сроков хранения документовв размере от 2000 до 3000 руб.(ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).
 
ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ          – Можно ли хранить первичку и иные документы в электронной форме?
–  Да, можно.По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде. Тоже и с налоговым учетом. Регистры учета компании вправе вести как на бумаге, так и в электронке (ст. 314 НК РФ).Налоговые декларации сейчас такжеможно подавать через интернет и хранить на компьютере.
Единственное условие – все эти документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.
 
Этот раздел нужно убрать, тк все ниже написанное не соответствует действительности.
 
ДОКУМЕНТЫ ФИЛИАЛОВ      – Где организация должна хранить бухгалтерские документы филиалов и иных обособленных подразделений?
– Здесь важна организационно-правовая форма компании. В акционерных обществах все бухгалтерские документы до передачи их в архив можно хранить как в головном офисе, так и в филиале (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Требования о том, что архив в акционерном обществе строго нужно создать там, где располагается сама компания, нет.
Схожие правила и для ООО. Документы должны храниться по местонахождению руководителя организации либо в другом месте, известном участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Значит, документы филиала могут храниться как в самом подразделении (т. к. о его существовании известно участникам общества), так и в головном офисе организации.

Журнал "Семинар для бухгалтера" №4, апрель 2013 г.